写文档时，很多人只关心内容对不对，却忽略了字体格式的规范。其实，一份排版整齐、字体统一的文档，不仅能提升阅读体验，还能在汇报、提交材料时显得更专业。
常见文档场景中的字体要求
比如你刚写完一份年终总结，准备发给领导。如果标题用黑体、正文一会儿宋体一会儿楷体，行距还忽大忽小，即使内容再好，也容易给人留下“马虎”的印象。相反，统一使用规定的字体和字号，会让整体看起来清爽有序。
很多单位或学校都有明确的文档格式要求。例如，政府公文通常规定：标题用二号小标宋，正文用三号仿宋，行距固定为28磅。学术论文则常见标题黑体四号，正文宋体小四，1.5倍行距。
办公软件中的字体设置技巧
在 Word 里，别手动一个个改字体。可以先选中正文部分，统一设置为“宋体，小四”，然后修改“样式”里的“正文”模板。这样后面所有应用正文样式的段落都会自动同步。
标题同理。把一级标题设为“黑体，三号”，二级标题“楷体，小三”，改一次，全文通用。如果后续需要调整，直接在样式里修改，省时又不出错。
代码配置参考（Word 样式批量设置）
<w:style w:type="paragraph" w:styleId="Title">
<w:name w:val="标题"/>
<w:basedOn w:val="Normal"/>
<w:rPr>
<w:rFonts w:eastAsia="黑体" w:ascii="Arial"/>
<w:sz w:val="40"/> <!-- 字号对应三号 -->
</w:rPr>
</w:style>导出与兼容性注意事项
有时候你在 Mac 上用苹方字体写得好好的，发到同事的 Windows 电脑上变成微软雅黑，排版错乱。这是因为字体不通用。正式文档建议优先使用跨平台常见的字体，比如宋体、黑体、仿宋、楷体、Arial、Times New Roman。
如果必须用特殊字体，可以考虑在保存时嵌入字体。Word 中操作路径：文件 → 选项 → 保存 → 勾选“将字体嵌入文件”。但注意文件体积会变大，适合小范围发送。
不同用途文档的字体建议
简历推荐使用简洁的无衬线字体，比如微软雅黑或 Arial，字号10.5-12pt，显得干练。报告类文档可用宋体+黑体组合，层次分明。PPT 则建议标题用大号黑体或微软雅黑，正文清晰易读即可，避免花哨字体影响投影效果。
别小看这些细节。一个字体不统一的文档，就像穿西装配拖鞋，内容再扎实也容易减分。提前设好样式，按规范来，才能让别人把注意力集中在你想表达的内容上。